Antiriciclaggio

1. Introduzione

ASL Europe BV è una società registrata nell’UE che fornisce prodotti per la gestione dei fluidi. L’attività della Società comporta un basso rischio di riciclaggio di denaro. Per prevenire l’uso dei nostri servizi a fini illeciti e tutelare il nostro personale, adottiamo la seguente politica antiriciclaggio, che integra la formazione fornita a tutto il personale.

2. Ambito di applicazione della politica

La definizione ampia di riciclaggio di denaro implica che potenzialmente chiunque potrebbe commettere un reato di riciclaggio, inclusi tutti i dipendenti dell’Azienda, tutto il personale temporaneo e i collaboratori esterni.

La nostra politica è consentire all’Azienda di adempiere ai propri obblighi legali e normativi in modo proporzionato alla natura a basso rischio dell’attività, adottando misure ragionevoli per ridurre al minimo la probabilità che si verifichino episodi di riciclaggio.

Tutti i dipendenti devono essere a conoscenza delle proprie responsabilità legali.

3. Cosa si intende con riciclaggio di denaro?

La principale normativa primaria è il Proceeds of Crime Act 2002 (POCA), che ha consolidato, aggiornato e riformato il diritto penale in materia di riciclaggio di denaro, integrata dal Terrorism Act 2000 e dal Fraud Act 2006. La principale normativa secondaria è costituita dal Money Laundering, Terrorist Financing and Transfer of Funds (Information on the Payer) Regulations 2017, come modificata dal Money Laundering and Terrorist Financing (Amendment) Regulations 2019.

Il riciclaggio di denaro può essere definito come il processo mediante il quale denaro contante ottenuto illegalmente viene fatto transitare attraverso sistemi finanziari affinché sembri provenire da una fonte legittima.

I reati di riciclaggio includono: occultare, mascherare, convertire, trasferire beni di provenienza illecita o rimuoverli dal Regno Unito (Sezione 327 POCA); stipulare o partecipare a un accordo che si sa o si sospetta favorisca l’acquisizione, la detenzione, l’uso o il controllo di beni di provenienza illecita da parte o per conto di un’altra persona (Sezione 328 POCA); e acquisire, utilizzare o possedere beni di provenienza illecita (Sezione 329 POCA).

Vi sono anche diversi reati secondari, tra cui: l’omissione di segnalare la conoscenza o il sospetto di riciclaggio di denaro al Money Laundering Reporting Officer (MLRO), il funzionario antiriciclaggio; l’omissione da parte dell’MLRO di segnalare la conoscenza o il sospetto di riciclaggio di denaro alla National Crime Agency; e il cosiddetto “tipping off” (“soffiata”), ossia informare una persona o persone che sono o si sospetta siano coinvolte nel riciclaggio di denaro, così da ridurre la probabilità che vengano indagate o da pregiudicare un’indagine.

Qualsiasi membro del personale può potenzialmente incorrere nelle disposizioni sul riciclaggio di denaro, se sospetta un’attività di riciclaggio e vi partecipa in qualche modo e/o non prende alcun provvedimento. Questa politica stabilisce le modalità con cui eventuali preoccupazioni devono essere segnalate.

4. MLRO

L’Azienda nomina un funzionario antiriciclaggio (MLRO), attualmente il Direttore generale di Action Sealtite, responsabile della ricezione delle segnalazioni di riciclaggio e della prevenzione interna di tali attività.

È stata inoltre istituita una “hotline anonima” (compliance@sabias.co.za) per garantire la gestione responsabile delle segnalazioni di violazioni normative o delle politiche del Gruppo (vedere la nostra politica e dichiarazione anticorruzione).

L’MLRO assicura che tutti i dipendenti, nuovi e attuali, ricevano formazione adeguata e aggiornamenti periodici sulle tematiche antiriciclaggio, nonché che l’Azienda mantenga sistemi e processi efficaci per la prevenzione del riciclaggio di denaro.

5. Sospetti di riciclaggio di denaro

Tutti i dipendenti devono segnalare, il prima possibile, qualsiasi conoscenza o sospetto di (o dove vi siano ragionevoli motivi di sospettare) attività sospette all’MLRO, utilizzando il modulo previsto come indicato in questo documento di politica.

Una volta che la questione è stata segnalata all’MLRO, il dipendente deve seguire le istruzioni ricevute e NON effettuare ulteriori indagini sull’argomento.

Il dipendente NON deve manifestare sospetti alla/le persona/e sospettate di riciclaggio, poiché ciò potrebbe configurare il reato di “tipping off”. Non deve discutere la questione con altri né annotare sul fascicolo che è stata effettuata una segnalazione all’MLRO, nel caso ciò rendesse il sospettato consapevole della situazione.

6. Valutazione della divulgazione da parte dell’MLRO

Una volta ricevuta la segnalazione, l’MLRO deve valutarla tempestivamente per determinare se:

• si stia effettivamente verificando o si sospetti un riciclaggio di denaro; oppure

• vi siano ragionevoli motivi per sapere o sospettare che ciò sia il caso; e

• se l’MLRO debba presentare un Suspicious Activity Report (SAR) alla National Crime Agency (NCA).

Se l’MLRO conclude che non vi sono ragionevoli motivi per sospettare un riciclaggio, allora verrà dato il consenso affinché qualsiasi transazione in corso o imminente possa procedere.

Se è necessario ottenere il consenso dalla NCA affinché una transazione proceda, la transazione in questione non deve essere intrapresa o completata fino a quando la NCA non fornisca un consenso specifico, o fino al termine dei limiti temporali previsti senza obiezione da parte della NCA.

Tutte le segnalazioni inviate all’MLRO e i report presentati alla NCA saranno conservati dall’MLRO in un fascicolo riservato per almeno cinque anni.

Tutti i rapporti informativi inoltrati all’MLRO e i rapporti inoltrati all’NCA saranno conservati dall’MLRO in un fascicolo riservato appositamente predisposto per tale scopo, per un minimo di cinque anni.

L’MLRO deve inoltre valutare se siano necessarie ulteriori notifiche o segnalazioni ad altre autorità competenti.

7. Identificazione del cliente e due diligence

La due diligence viene effettuata su tutti i clienti, i quali devono fornire informazioni di base, tra cui: nome completo/denominazione sociale, indirizzo commerciale/residenziale (per persone fisiche), numero di registrazione della società.

Due diligence avanzata

Può essere necessario effettuare una due diligence avanzata quando il cliente o una transazione che lo riguarda appare “ad alto rischio”. Ciò comporta un livello maggiore di identificazione e verifica dell’identità del cliente. Le seguenti situazioni, non esaustive, possono indicare un “alto rischio”:

• un nuovo cliente;

• un cliente poco conosciuto dall’Azienda;

• clienti in settori o giurisdizioni noti per essere ad alto rischio;

• transazioni insolite o che appaiono insolite per quel cliente;

• transazioni o accordi di pagamento altamente complessi;

• la transazione coinvolge una persona politicamente esposta (PEP), un familiare immediato o un collaboratore stretto di una PEP (una PEP è una persona nominata da un’istituzione comunitaria, un organismo internazionale o uno Stato, incluso il Regno Unito, in una posizione di alto profilo negli ultimi 12 mesi);

• mancata possibilità di incontri faccia a faccia con il cliente quando normalmente ci si aspetterebbe;

• transazioni superiori a £100 pagate in contanti.

I dipendenti devono valutare il rischio di riciclaggio di denaro per ciascun cliente e, se sospettano che sia necessaria una due diligence avanzata, devono consultare l’MLRO prima di proseguire qualsiasi relazione con il cliente. L’MLRO deve approvare la prosecuzione della relazione commerciale.

Se viene effettuata una due diligence avanzata, l’MLRO deve:

• ottenere informazioni aggiuntive sul cliente e sui beneficiari effettivi;

• ottenere informazioni aggiuntive sulla natura prevista della relazione commerciale;

• ottenere informazioni sulla provenienza dei fondi e sulla fonte della ricchezza del cliente e dei beneficiari effettivi;

• effettuare un monitoraggio rafforzato della relazione commerciale.

Questo può includere, ma non solo:

• verificare il sito web dell’organizzazione per confermare l’identità del personale, l’indirizzo aziendale e altri dettagli;

• recarsi presso il cliente al suo indirizzo aziendale;

• ottenere informazioni o prove aggiuntive per stabilire l’identità del cliente e dei beneficiari effettivi, inclusa la verifica dei registri pubblici di proprietà legale disponibili, come quelli di Companies House;

• nel caso di una PEP, ottenere l’approvazione della direzione senior e verificare la provenienza dei fondi e della ricchezza;

• assicurarsi che il primo pagamento sia effettuato su un conto bancario intestato al cliente.

Se non si ottengono prove soddisfacenti dell’identità fin dall’inizio, la relazione commerciale o la/e transazione/i una tantum non possono procedere ulteriormente. Deve essere presentata una segnalazione all’MLRO, che valuterà se sia necessario inoltrarla alla NCA.

8. Monitoraggio continuo

I dipendenti devono riesaminare i clienti a intervalli regolari per garantire che il livello di rischio di ciascun cliente e le informazioni a disposizione siano non solo accurate e aggiornate, ma anche coerenti con la conoscenza del cliente e della sua attività. Ulteriore due diligence può essere necessaria se nuove persone diventano coinvolte presso un cliente. Qualsiasi attività sospetta deve essere segnalata all’MLRO.

9. Protezione dei dati

I dati dei clienti devono essere raccolti in conformità con il Data Protection Act 2018. Questi dati possono essere “trattati” come definito dal Data Protection Act 2018 per prevenire il riciclaggio di denaro e il finanziamento del terrorismo.

10. Conservazione dei registri

Le prove di identificazione del cliente e i dettagli di qualsiasi transazione rilevante per quel cliente devono essere conservati per almeno cinque anni dalla fine di qualsiasi relazione commerciale con quel cliente.